Trener personalny to osoba, która pomaga klientom poprawiać kondycję oraz sprawność fizyczną, a także realizować cele treningowe związane z sylwetką czy zdrowiem. Może robić to na podstawie umowy o pracę czy umowy cywilnoprawnej podpisanej z konkretną siłownią bądź klubem fitness. Coraz częściej trenerzy personalni nie chcą jednak ograniczać się do harmonogramu i wymagań danego obiektu, ale planują działać na własną rękę. W takiej sytuacji rozwiązaniem może być założenie własnej działalności gospodarczej. W niniejszym artykule odpowiadamy na pytanie o to, jak to zrobić, wskazując na najważniejsze obowiązki z tym związane.
Jak założyć działalność jako trener personalny krok po kroku?
Sposób rozpoczęcia działalności zależy od wybranej formy prawnej. Trenerzy personalni najczęściej wybierają jednoosobową działalność gospodarczą (JDG), ponieważ jest to jedna z najprostszych i najtańszych form prowadzenia firmy.
1. Jak zarejestrować JDG i wypełnić wniosek CEIDG?
Jednoosobową działalność gospodarczą można założyć:
- przez Internet – za pośrednictwem kreatora wniosku CEIDG dostępnego w serwisie Biznes.gov.pl,
- osobiście – w urzędzie miasta lub gminy,
- listownie – z podpisem poświadczonym notarialnie.
We wniosku o rejestrację JDG należy wskazać przede wszystkim:
- nazwę firmy,
- miejsce prowadzenia działalności,
- datę rozpoczęcia działalności,
- kody PKD odpowiadające planowanym usługom,
- wybraną formę opodatkowania.
2. Jaki kod PKD powinien wybrać trener personalny?
Pomimo że obowiązująca od 1 stycznia 2025 roku najnowsza Polska Klasyfikacja Działalności wyszczególnia przynajmniej kilka kodów PKD, które mogą być odpowiednie dla trenerów personalnych, w większości przypadków jeden z tych kodów pasuje zdecydowanie najlepiej.
Ten kod to 85.51.Z „Pozostałe formy edukacji sportowej oraz zajęć sportowych i rekreacyjnych”, który obejmuje między innymi:
- działalność profesjonalnych sportowych instruktorów, nauczycieli i trenerów
- kursy, zajęcia sportowe i rekreacyjne dla grup oraz osób indywidualnych (prowadzone zarówno stacjonarnie, jak i przez Internet) – z wyjątkiem takich, które prowadzą do uzyskania kwalifikacji na poziomie szkoły zawodowej lub wyższej,
- obozy sportowe,
- zajęcia gimnastyczne,
- kursy sztuk walki, jogi czy pilatesu.
Szczegółowo wyjaśniam, jaki kod PKD wybrać dla trenera personalnego, w osobnym artykule.
Inne kody PKD, które, w zależności od konkretnej sytuacji, może wskazać trener personalny to natomiast między innymi:
- kod 93.13.Z „Działalność klubów fitness” (który może być odpowiednim kodem dla trenerów personalnych, którzy prowadzą własne studio lub klub fitness),
- kod 93.19.Z „Działalność sportowa, gdzie indziej niesklasyfikowana” (obejmujący na przykład organizację wydarzeń sportowych, w co nierzadko angażują się także trenerzy personalni),
- kod 47.63.Z „Sprzedaż detaliczna sprzętu sportowego” (czyli kod możliwy do wskazania przez trenerów personalnych, którzy obok przeprowadzania treningów, sprzedają także artykuły sportowe, obuwie sportowe czy specjalistyczny sprzęt sportowy).
Nie wiesz, jaki kod PKD lub formę opodatkowania wybrać przed rejestracją firmy? Umów konsultację startową i uporządkuj najważniejsze decyzje na początku działalności.
3. Jaką formę opodatkowania może wybrać trener personalny?
Trener personalny rozpoczynający działalność w 2026 roku może wybrać jedną z trzech podstawowych form opodatkowania:
- skalę podatkową – 12% podatku do dochodu w wysokości 120 000 zł oraz 32% od nadwyżki ponad tę kwotę,
- podatek liniowy – 19% podatku niezależnie od wysokości dochodu,
- ryczałt od przychodów ewidencjonowanych – stawka zależy od rodzaju i właściwej klasyfikacji świadczonych usług; w przypadku trenerów personalnych najczęściej wskazuje się 8,5% dla przychodów z usług w zakresie edukacji oraz 15% dla usług związanych ze sportem, rozrywką i rekreacją.
Więcej o stawkach i zasadach rozliczania piszę w artykule Ryczałt dla trenera personalnego – co musisz wiedzieć?.
4. Czy trener personalny może skorzystać ze zwolnienia z VAT?
Kolejną kwestią, o której pamiętać powinien każdy trener personalny otwierający swoją własną firmę, jest analiza obowiązków związanych z podatkiem VAT, w tym ewentualna rejestracja jako podatnik VAT czynny.
Warto przy tym jednak wskazać, że wielu trenerów personalnych korzysta w tym zakresie ze zwolnienia podmiotowego.
To zwolnienie dla przedsiębiorców, u których wartość sprzedaży, z wyłączeniem podatku, nie przekroczyła w poprzednim ani bieżącym roku podatkowym kwoty 240 000 zł.
5. Czy trener personalny musi mieć kasę fiskalną?
Usługi trenera personalnego świadczone na rzecz osób prywatnych podlegają ewidencji na kasie fiskalnej. Obowiązku można uniknąć, gdy spełnione są warunki jednego ze zwolnień, w szczególności gdy:
- wartość sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych nie przekracza 20 000 zł rocznie lub
- całość zapłaty za treningi trafia na rachunek bankowy albo rachunek SKOK, a z ewidencji i dowodów zapłaty jednoznacznie wynika, jakiej usługi dotyczyła.
Limity i warunki zwolnienia omawiam szerzej w artykule Czy trener personalny musi mieć kasę fiskalną?.
6. Jakie składki ZUS zapłaci trener personalny?
Do najważniejszych kosztów każdej działalności gospodarczej bez wątpienia należą składki społeczne.
Należy jednak wskazać, że trener personalny (podobnie jak każdy inny przedsiębiorca), przy spełnieniu ustawowych warunków, może skorzystać w tym zakresie ze stosownych ulg, takich jak:
- ulga na start,
- preferencyjne składki,
- program Mały ZUS Plus.
Obok składek społecznych trener personalny musi pamiętać również o składce zdrowotnej, która jest nie do uniknięcia w zdecydowanej większości przypadków.
7. Jakie inne koszty wiążą się z działalnością trenera personalnego?
Do pozostałych istotnych kosztów związanych z działalnością trenera personalnego należeć mogą między innymi:
- opłaty za korzystanie z infrastruktury niezbędnej do przeprowadzania treningów (w tym czynsz za lokal, ryczałt lub prowizja dla siłowni czy koszt karnetu trenerskiego),
- koszty narzędzi do ćwiczeń, sprzętu sportowego, odzieży sportowej czy wyposażenia sali do treningów,
- koszty związane z marketingiem,
- koszty księgowości,
- opłaty za dodatkowe kursy, szkolenia czy konsultacje specjalistyczne.
Jak założyć działalność jako trener personalny? Podsumowanie
Samo założenie działalności gospodarczej dla trenera personalnego nie jest procesem długim i skomplikowanym. W przypadku JDG wystarczy do tego prawidłowo wypełniony wniosek o rejestrację jednoosobowej działalności gospodarczej w CEIDG.
Prowadzenie firmy wiąże się jednak z szeregiem obowiązków i kosztów. W tym kontekście pamiętać należy w szczególności o:
- wyborze formy opodatkowania,
- prawidłowym wskazaniu jednego kodu PKD głównej działalności oraz ewentualnie dowolnej liczby kodów dodatkowych,
- ustaleniu, czy istnieje obowiązek rejestracji jako podatnik VAT czynny,
- ewidencjonowaniu sprzedaży przy użyciu kasy fiskalnej (przy sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych przekraczającej 20 000 zł rocznie),
- wszelkich kosztach związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą (w tym w szczególności kosztach składek ZUS).
Dobrze przygotowany start ułatwia prowadzenie firmy i pozwala wcześniej zaplanować formalności. Jeśli chcesz omówić swój plan działania przed rejestracją, umów konsultację startową i sprawdź, jakie decyzje warto podjąć w Twojej sytuacji.
Najczęściej zadawane pytania o działalność trenera personalnego
Czy trener personalny może prowadzić działalność bez własnej siłowni?
Tak, trener personalny nie musi posiadać własnego klubu fitness ani siłowni, aby prowadzić działalność gospodarczą. Może bowiem przykładowo wynajmować przestrzeń w istniejącym klubie, korzystać z infrastruktury na podstawie umowy z siłownią lub prowadzić treningi online bądź u swoich klientów.
Czy trener personalny może prowadzić działalność gospodarczą i jednocześnie pracować na etacie?
Tak, prowadzenie JDG (także w zakresie usług trenera personalnego) można łączyć z zatrudnieniem na podstawie umowy o pracę.
Czy trener personalny musi mieć uprawnienia do wykonywania zawodu?
Nie, w Polsce trener personalny nie musi posiadać żadnych państwowych uprawnień czy specjalnych studiów, aby prowadzić działalność jako trener personalny.
Podstawa prawna: art. 4 i art. 17 Prawa przedsiębiorców; art. 5 i art. 6 ustawy o CEIDG; art. 9a ustawy o PIT; art. 6, art. 8 i art. 12 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne; art. 43, art. 111 i art. 113 ustawy o VAT; art. 18, art. 18a i art. 18c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych; § 2–5 rozporządzenia Ministra Finansów z 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących wraz z załącznikiem; załącznik do rozporządzenia Rady Ministrów z 18 grudnia 2024 r. w sprawie PKD.
