Kasa fiskalna służy do ewidencjonowania sprzedaży oraz wystawiania paragonów klientom. W wielu przypadkach obowiązek jej posiadania wynika bezpośrednio z przepisów ustawy o VAT. Czy dotyczy to również trenerów personalnych prowadzących w tym zakresie własną działalność gospodarczą? W tym artykule wyjaśniam, kiedy trener personalny musi posiadać kasę fiskalną, a kiedy może skorzystać ze zwolnienia.
Pozostałe formalności przy zakładaniu firmy omawiam w artykule Jak założyć działalność jako trener personalny?.
Czy każdy trener personalny musi mieć kasę fiskalną?
Co do zasady usługi trenera personalnego świadczone na rzecz osób prywatnych powinny być ewidencjonowane przy użyciu kasy fiskalnej.
Nie oznacza to jednak, że każdy trener personalny musi kupić kasę i korzystać z niej już od pierwszego dnia po otwarciu firmy.
Usługi treningu personalnego nie zostały bowiem wymienione w katalogu czynności objętych bezwzględnym obowiązkiem ewidencjonowania już od pierwszej sprzedaży. W praktyce oznacza to, że przy spełnieniu określonych warunków trener personalny może korzystać ze zwolnienia z tego obowiązku.
Dla możliwości zastosowania zwolnienia zasadnicze znaczenie mają przy tym przede wszystkim:
- rodzaj odbiorców usług,
- wysokość sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych,
- sposób otrzymywania zapłaty za treningi.
Co do zasady bez znaczenia pozostaje natomiast forma prowadzenia treningów (a więc indywidualna, grupowa, online, mobilna czy na siłowni), o ile nie wiąże się ona ze świadczeniem usług objętych obowiązkową fiskalizacją.
UWAGA! Zwolnienia opisane w dalszej części artykułu nie mają zastosowania do przedsiębiorców wykonujących czynności, które przepisy wprost nakazują ewidencjonować na kasie fiskalnej od pierwszej sprzedaży.
Choć usługi trenera personalnego nie znajdują się w tym katalogu, to należy uważać na sytuacje, w których działalność obejmuje także sprzedaż towarów lub świadczenie innych usług, które objęte są obowiązkową fiskalizacją.
Przy rejestracji firmy trzeba też dobrać kod PKD do zakresu usług. Wyjaśniam to w artykule Jaki kod PKD dla trenera personalnego?.
Jaki jest limit zwolnienia z kasy fiskalnej dla trenera personalnego?
Trener personalny może korzystać ze zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej do momentu przekroczenia limitu rocznego obrotu ze sprzedaży wynoszącego 20 000 zł.
Limit ten dotyczy wyłącznie sprzedaży wykonywanej na rzecz:
- osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej,
- rolników ryczałtowych.
Przychody z usług świadczonych przez trenera personalnego bezpośrednio dla firm, klubów fitness, siłowni czy innych przedsiębiorców nie są wliczane do powyższego limitu.
Jeżeli trener personalny rozpoczyna przy tym działalność w trakcie roku podatkowego, powyższy limit ustala się proporcjonalnie do okresu prowadzenia działalności w danym roku.
Warto przy tym wiedzieć, że po przekroczeniu limitu sprzedaży zwolnienie nie wygasa natychmiast. Kasa fiskalna staje się bowiem obowiązkowa dopiero po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym limit został przekroczony.
Chcesz sprawdzić, czy Twój sposób przyjmowania płatności pozwala skorzystać ze zwolnienia z kasy? Umów konsultację startową i omów swój model działania.
Kiedy trener personalny może skorzystać ze zwolnienia przy płatności przelewem?
Co bardzo ważne, trener personalny może korzystać ze zwolnienia z kasy fiskalnej nawet wtedy, gdy przekracza wskazany wyżej limit 20 000 zł.
Nie musi on bowiem posiadać kasy fiskalnej, jeżeli spełnione są łącznie następujące warunki:
- cała zapłata za usługę wpływa na rachunek bankowy przedsiębiorcy albo jego rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej (np. w formie przelewu, BLIK-a lub płatności kartą przez terminal rozliczany bezpośrednio na rachunek firmowy),
- z prowadzonej ewidencji i dowodów zapłaty jednoznacznie wynika, jakiej usługi dotyczyła dana wpłata.
Przyjęcie choćby części zapłaty w gotówce, co do zasady, powoduje jednak utratę możliwości korzystania z tego zwolnienia. Podobnie może być, jeżeli z ewidencji i dowodów zapłaty nie można jednoznacznie ustalić, jakiej usługi dotyczyła dana wpłata.
Przy zakładaniu firmy warto też dobrać formę opodatkowania. O stawkach dla usług trenera piszę w artykule Ryczałt dla trenera personalnego – co musisz wiedzieć?.
Podsumowanie: Czy trener personalny musi mieć kasę fiskalną?
Co do zasady trener personalny świadczący usługi dla klientów indywidualnych powinien ewidencjonować sprzedaż na kasie fiskalnej. Przepisy przewidują jednak dwa istotne zwolnienia, dzięki którym w wielu przypadkach zakup kasy nie jest konieczny.
Trener personalny może uniknąć obowiązku posiadania kasy fiskalnej, jeżeli:
- wartość sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych nie przekracza 20 000 zł rocznie lub
- całość zapłaty za treningi otrzymuje na rachunek bankowy lub rachunek SKOK, a dokumentacja pozwala jednoznacznie ustalić, jakiej usługi dotyczyła wpłata.
Przed rozpoczęciem działalności warto więc przeanalizować model współpracy z klientami i sposób przyjmowania płatności, ponieważ to od tych właśnie elementów zależy obowiązek stosowania kasy fiskalnej lub możliwość skorzystania ze zwolnienia.
Masz pytania o limity lub dokumentowanie płatności za treningi? Umów konsultację startową i omów obowiązki swojej działalności.
Najczęstsze pytania o kasę fiskalną dla trenera personalnego
Czy trener personalny musi mieć kasę fiskalną, jeśli prowadzi także treningi online?
Co do zasady usługi trenera personalnego świadczone na rzecz osób prywatnych powinny być ewidencjonowane przy użyciu kasy fiskalnej. Możliwe jest jednak zastosowanie zwolnienia, przy którego ocenie forma prowadzenia treningów, w tym online, pozostaje bez znaczenia.
Czy po przekroczeniu 20 000 zł obrotu rocznie trener personalny musi mieć kasę fiskalną?
Trener personalny może korzystać ze zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej do momentu przekroczenia limitu rocznego obrotu ze sprzedaży na rzecz osób prywatnych wynoszącego 20 000 zł. Po przekroczeniu tego limitu zwolnienie nie wygasa jednak natychmiast, a dopiero po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym limit został przekroczony.
Podstawa prawna: art. 111 ustawy o VAT, § 2-5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących oraz załącznik do tego rozporządzenia.
